StajSistemi ile staj süreci
tek bir ekranda, kontrol altında.
Staj Sistemi; öğrenci, danışman hoca, idari birim ve firmayı tek platformda buluşturan, BİLSİS entegrasyonlu ve yapay zekâ destekli uçtan uca staj yönetim sistemidir.
Tek platform, dört ana paydaş
Staj süreci; formlar, evraklar, imzalar, e-postalar arasında yorucu ve dağınık bir hale geliyor.
Staj Sistemi, tam olarak bu karmaşayı çözmek için tasarlandı.
- Öğrenci e-postası ile hızlı kayıt, bilgilerin BİLSİS’ten otomatik çekilir.
- Tüm başvurular, geçmiş stajlar ve belgelerin tek ekrandan takip.
- Ret bildirimleri, eksik belge uyarıları ve süreç durumu hakkında anlık bilgilendirme.
- Formlar sistem tarafından oluşturulur; öğrenciye sadece imzalatıp yüklemek kalır.
- Kendisine bağlı öğrencilerin staj durumlarını toplu ve filtrelenebilir listeyle görme.
- Onay/ret kararlarını birkaç tıkla verme, red gerekçesini sistemde kayıt altında tutma.
- Yapay zekâ destekli belge denetimi ile eksik imza/kaşe gibi belgelerin ön kontrolü.
- Staj dönemlerini açma/kapama, başvuru tarihlerini yönetme.
- Firma onay/ret süreci, onaylı firma havuzu ve danışman atamalarını yönetme.
- Toplu bildirimler, matbu form kütüphanesi ve gelişmiş rapor ekranları.
- VKN entegrasyonu ile firma bilgileri otomatik getirilir. Firmaların doğruluğu sağlanır.
- Onaylı firma havuzuna dâhil olarak sonraki stajlarda sürecin hızlanması.
- Staj süreçlerinde daha güvenli ve takip edilebilir bir yapı.
BİLSİS entegrasyonu ve otomatik veri akışı
Staj Sistemi, üniversitenizin mevcut öğrenci bilgi sistemi (BİLSİS/OBS vb.) ile entegre çalışır. Böylece süreç hızlanır, hem de veri doğruluğu sağlanır; mükerrer veri girişleri ortadan kalkar.
- Kurum E-Postası: Öğrenciler kurumsal e-postalarıyla sisteme otomatik kayıt olur.
- Otomatik veri çekimi: Öğrenci bilgileri, sınıfı, bölümü ve numarası doğrudan kurum veritabanından alınır.
- Rol bazlı yetkilendirme: Akademik, idari, admin ve öğrenci rollerine özel ekran ve izinler.
- Log ve KVKK uyumu: Kimin, ne zaman, hangi işlemi yaptığı detaylı audit log’larda kayıtlıdır.
Başvurudan onaya tek, anlaşılır akış
Staj Sistemi, staj sürecini öğrenci ve üniversite tarafında tek bir akış haline getirir. Böylece herkes hangi adımda ne yapacağını net şekilde bilir.
- Firma öner / firma havuzu: Öğrenci firma önerir veya daha önce onaylanmış firmalar havuzundan seçer.
- Staj başvurusu: Tarih, süre, departman gibi bilgiler girilir; başvuru tek tıkla danışmana veya idari birime ulaşır.
- Otomatik form üretimi: Onaylanan staj bilgilerine göre tüm resmi formlar sistem tarafından eksiksiz ve hatasız doldurulur.
- Belge yükleme & kontrol: Öğrenci sadece imzalayıp firmaya kaşe/imza attırdığı belgeleri sisteme yükler; süreç buradan devam eder.
Yapay zekâ ile güçlendirilmiş staj operasyonu AI POWERED
Staj Sistemi, veriyi sadece saklamaz; belgeleri kontrol eder, hataları yakalar ve sorularınıza cevap verir.
1. AI Tabanlı Belge/İmza Denetimi
Yüzlerce belgeyi tek tek taramanıza gerek yok. AI motoru, belgeleri ön kontrolden geçirerek zaman kazandırır.
- Otomatik tarama: Sistem; staj formlarındaki öğrenci imzası, tarih, firma kaşesi ve firma imzası gibi alanları AI tabanlı görüntü işleme ile kontrol eder.
- Eksik alan uyarısı: Kritik bir alan eksikse, belge danışmanın onay ekranına düşmeden önce öğrencide düzeltilir.
- Yasal uyumluluk: AI denetimi, staj belgelerinin yasal gerekliliklere uygunluğunu artırır; eksik imza, kaşe gibi hataların önüne geçer.
2. Staj Asistanı
Karmaşık filtreler arasında kaybolmak yerine, asistanınıza sorun.
AI staj asistanı; tüm staj verilerini, öğrenci bilgilerini ve belge durumlarını, firmalara ait istatistikleri size sunar.
- “Bu dönem TUSAŞ’ta staj yapan öğrencileri listele.”
- “Onayımı bekleyen staj başvuruları neler?”
- “Bu öğrencinin önceki stajları nelerdi?”
- “Şu firmada son 6 ayda staj yapanların telefon numaraları ve sigorta durumlarını listele.”
- “Şu firmaya toplam kaç öğrenci göndermişiz?”
Tüm bu sorgular, sayfalar arasında dolaşmadan; sadece bir sohbet penceresi üzerinden yapılabilir.
Bürokrasiyi azaltan modüller
Staj Sistemi, birbirini tamamlayan modüllerden oluşur. Entegrasyondan firma yönetimine, belge üretiminden raporlamaya kadar
her modül, kurumların gerçek staj süreçleri dikkate alınarak tasarlanmıştır.
Güvenli firma havuzu & VKN
Öğrenciler yalnızca firma VKN'sini girer; sistem firma adını, vergi dairesini ve kayıtlı diğer bilgileri otomatik çeker. Onaylanan firmalar ortak bir havuzda tutulur, sahte firma ve mükerrer kayıt riski azalır.
Otomatik belge oluşturma
Onaylanan staj bilgilerine göre; öğrenci, firma ve tarih alanları resmi formlara otomatik işlenir. Öğrenci formu indirir, imzalatır ve tekrar sisteme yükler. Form doldurma yükü ortadan kalkar.
Onay / ret / düzeltme akışı
Danışman belgeyi onaylar veya gerekçe yazarak reddeder (örn: “Firma kaşesi eksik”). Öğrenciye otomatik bildirim gider; öğrenci düzeltip tekrar yükler. Süreç her adımda kayıtlı ve şeffaftır.
Staj geçmişi & doküman arşivi
Her öğrencinin tüm stajları ve ilgili belgeleri ayrı ayrı kaydedilir ve listelenir. Yıllara, dönemlere veya programa göre geçmişe dönük inceleme ve çıktı almak kolaydır.
Matbu form kütüphanesi
Kuruma özel ek formlar, dilekçeler ve yönergeler; matbu form sayfasında tutulur. İdari personel, yeni belgeleri kolayca ekler; öğrenciler her zaman güncel versiyonlara erişir.
Toplu Bildirim & Yardım Merkezi
Otomatik e-postalar, sistem içi uyarılar ve toplu bildirimlerle öğrenciler ve hocalar her aşamadan haberdar olur. “Nasıl yapılır?” rehberleri ve SSS sayfaları öğrenci işleri üzerindeki soru trafiğini azaltır.
Tam kontrol sağlayan yönetim paneli
Yöneticiler ve idari personel için tasarlanan yönetim paneli; dönem, program, bölüm, danışman, firma ve sigorta gibi birçok boyutta stajları izlemenizi sağlar.
- Dönem yönetimi: Staj başvuru ve bitiş tarihlerini sistemsel olarak açıp kapatabilirsiniz.
- Gelişmiş filtreleme: “Sigortası olanlar” , “belgesi eksik olanlar”, “danışmanı atanmamışlar” gibi listeleri bir tıkla çıkarın.
- Çok boyutlu listeler: Program, bölüm, belge durumu, staj süresi, sigorta durumu, danışman veya kişiye bağlı öğrencilere göre detaylı listeler.
- Döküm alma: Excel/PDF çıktıları, firma/dönem ve bölüm bazlı özet raporlar.
Her adım kayıt altında, geriye dönük takip mümkün
Staj Sistemi, sadece bugün yapılan işlemleri değil, geçmişte atılmış tüm adımları da izlenebilir kılar. Böylece “yükledim, görünmüyor” gibi tartışmalar log’larla kolayca çözülebilir.
- Detaylı erişim logları: Hangi kullanıcı ne zaman hangi sayfaya girdi ve ne yaptı veya yapmaya çalıştı, kayıt altındadır.
- İşlem geçmişi: Belge yükleme denemeleri, onay ve ret kararları, gerekçeler ve zaman damgalarıyla saklanır.
- Denetim kolaylığı: Gerek iç denetim gerek dış kurumlar için, staj süreçleri geriye dönük belgelenebilir durumdadır.
Teknik yetkinlikler & yol haritası
Bugün sahada çalışan bir sistemi, önümüzdeki dönemde daha da güçlendiren teknik altyapı ve planlanan geliştirmeler.
Güvenlik, performans ve loglama
Rol bazlı yetkilendirme, detaylı audit log’lar ve KVKK uyumlu veri işleme prensipleriyle, staj verileriniz güvenli şekilde saklanır. Yüksek kullanıcı sayısına ölçeklenebilir yapıda kurgulanmıştır.
Çoklu dil ve entegrasyon esnekliği
Türkçe arayüz hazırdır. İngilizce ve Arapça gibi ek diller altyapıda desteklenebilir durumdadır. Öğrenci bilgi sistemi ve kurumsal kimlik yönetimi ile entegrasyon, kurum altyapısına göre uyarlanabilir.
Hızlı Müdahale & Yıl Boyu Destek
Dedike ve hızlı müdahale ile sistem kesintilerine anında çözüm. Yıl boyu süren düzenli bakım ve güncellemelerle kesintisiz hizmet.
Mobil UygulamaYAKINDA
Konum tabanlı yoklama (attendance) imkânı sağlayacak mobil uygulama ve anlık bildirimler. Kurum logolu mobil uygulama, anlık bildirimler ve hızlı belge yükleme.
MEB-İMES Regülasyonlarına Tam Uyum
YENİ GÜNCELLEMEStaj Sistemi, Milli Eğitim Bakanlığı'nın en güncel İşletmelerde Mesleki Eğitim Sistemi (MEB-İMES) yönetmeliklerine göre güncellenmiştir. Kurumunuzun yasal mevzuata ve yeni staj değerlendirme kriterlerine tam uyumlu olarak evrak trafiğini yönetmesini ve denetimlere hazır olmasını sağlıyoruz.
Sıkça Sorulan Sorular
Staj Sistemi, otomasyon, entegrasyonlar ve uyumluluk hakkında merak edilenler.